Kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d)

Organisation ist für dich nicht nur Abarbeiten, sondern echtes Gestalten? Du hältst den Laden am Laufen – von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung. Gleichzeitig denkst du Prozesse weiter, erkennst Verbesserungspotenziale und hast Lust, unsere Administrative mit Automatisierung und KI weiterzuentwickeln.

Du willst nicht nur im System arbeiten, sondern am System? Dann bewirb dich jetzt als kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d) und gestalte unsere internen Prozesse aktiv mit!

• Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen bei Bedarf unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
• Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung etwa im Bereich Büromanagement, alternativ Studium
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, Prozesse wirklich besser zu machen
• Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und idealerweise erste Berührungspunkte mit KI-Tools oder Prozessautomatisierung
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

• Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns! Spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, in dem du dich persönlich und fachlich weiterentwickeln kannst. Dein Gehirn bleibt in Bewegung – ganz ohne Jogginghose. 
• Innovation mit Impact: Wir arbeiten an den Technologien von morgen – und du bist mittendrin. Von GreenTech bis Smart Processes: Bei uns gibt es kein Stehenbleiben, immer nur den nächsten Schritt nach vorn.
• Teamspirit? Check! Motivierte Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur kluge Köpfe, sondern auch verdammt nette Menschen sind – das ist unser Team! Was zählt, ist, dass wir gemeinsam die besten Lösungen finden.
• Ideen willkommen: Bei uns gibt’s keine "Das haben wir schon immer so gemacht"-Mentalität. Wir bieten dir den Raum und die Unterstützung, um aus deinen Visionen echte Erfolge zu machen.
• Flexibilität? Auf jeden Fall! Bei uns bestimmst du selbst, wann, wo und womit du am produktivsten bist. Mac oder Windows? Du entscheidest. Flexitime, Mobile Work, Workation – wir unterstützen deinen persönlichen Work-Style.
• Benefits, die sich lohnen: Von Bikeleasing über betriebliche Altersvorsorge bis hin zum Urban Sports Club - und bei uns gibt es sogar ZWEI Obstkörbe die Woche! 
• Onboarding? Rocket-Starter! Wir katapultieren dich schneller ins Team, als du "Hallo" sagen kannst. Wir sorgen dafür, dass du dich vom ersten Tag an wie ein Profi fühlst.